重要な要素の内訳は次のとおりです。
1。フォーマルおよびプロフェッショナルな口調：
* 客観的言語： 明確で簡潔な言語を使用して、事実に焦点を当て、主観的な意見や誇張された主張を避けます。
* 正式な語彙： 「リクエスト」、「不便」、「問題」、「懸念」、「解決」などの単語を使用します。
* スラングや口語を避けてください： 手紙全体に専門的な登録簿を維持します。
2。具体的で詳細：
* 問題を明確に述べてください： あなたが不平を言っている問題について、できるだけ具体的になりましょう。日付、時間、および関連する詳細を提供します。
* 結果の概要： 問題があなたにどのように影響したかを説明してください。
* 証拠を提供する： 該当する場合は、領収書、注文確認、またはその他のサポートドキュメントを含めます。
3。礼儀正しいがしっかり：
* 丁寧な開口部から始めます： 受信者に適切に対処し、専門的な挨拶（「親愛なる[名前]」など）を使用して、問題を解決する意図を表明します。
* 明らかにあなたの要求を述べてください： 問題を解決するために受信者に何をしたいかを説明してください。
* 丁寧に終了： 彼らの時間と検討に感謝し、前向きな解決策へのあなたの希望を繰り返してください。
4。非難言語を避けてください：
* 非難ではなく、問題に焦点を合わせます： 「あなた」や「あなた」のような言葉を非難するようには避けないでください。
* 過度に攻撃的であることは避けてください： あなたがイライラしていても、あなたのトーンを落ち着いて敬意を払ってください。
5。聴衆を考えてみましょう：
* 受信者を知っています： あなたの言語とトーンをあなたが書いている特定の会社または個人に合わせて調整します。
* 好みの通信スタイルを使用してください： より正式な組織に手紙を書いている場合は、正式なトーンに固執してください。それが小規模なビジネスである場合、わずかに少ない形式的なトーンが適切かもしれません。
文章の例：
* フォーマル： 「私はあなたの店から行った最近の購入についての懸念を表明するために書いています。」
* 非公式： 「ねえ、私はあなたの店からの最近の購入に満足していないことをあなたに知らせたかった。」
* 告発： 「あなたは私に間違った製品を送ってくれました！」
* 目的： 「私が受け取った製品は、あなたのウェブサイトの説明と一致しませんでした。」
苦情の手紙の目標は、問題に対処し、解決策を見つけることであることを忘れないでください。明確で簡潔で敬意を表する言語を使用することで、望ましい結果を得る可能性が高くなります。