予備会議の重要な特徴は次のとおりです。
* 目的： 目標、目的、潜在的な課題の共通の理解を確立する。
* 参加者： 通常、イベントまたはプロジェクトに関与する主要な利害関係者の小さなグループ。
* コンテンツ： 多くの場合、次のようなトピックに焦点を当てています。
*プロジェクトの範囲と目標
*タイムラインとマイルストーン
*リソース割り当て
*潜在的なリスクと課題
*役割と責任
*通信チャネル
*意思決定プロセス
* 結果：
*プロジェクトまたはイベントの明確な理解。
*潜在的な問題とさらなる議論が必要な分野の特定。
*次のステップとタイムラインに関する合意。
予備会議が重要なのはなぜですか？
* 成功の段階を設定： 彼らは、誰もが同じページにあり、同じ目的に向かって作業することを保証します。
* 費用のかかる間違いを防ぐ： 潜在的な問題に早期に対処することにより、予備会議は後の問題を回避するのに役立ちます。
* コミュニケーションとコラボレーションの改善： 最初からのオープンディスカッションと共有理解は、より効率的で効果的なチームを促進します。
* バイインとコミットメントを宣伝： 計画プロセスに利害関係者を巻き込むことは、プロジェクトまたはイベントのより大きなコミットメントと所有権につながる可能性があります。
予備会議の例：
* プロジェクトキックオフ会議
* イベント前計画会議
* 契約交渉会議
* 提案レビュー会議
* 利害関係者協議会議
最終的に、予備会議は、生産的で集中的な議論が成功するための基盤を設定する機会です。