語彙：
* スラング、イディオム、口語主義を避けてください： 正確で正式な言葉を使用して、標準的な英語に固執します。
* 専門用語を選択： 受信者がそれに精通している場合にのみ、業界固有の専門用語を使用してください。
* 簡潔で具体的である： 過度に複雑な文や曖昧な言語を避けてください。
文構造：
* プロのトーンを維持： 過度にカジュアルまたは非公式の言語を避けてください。
* 完全な文：を使用します フラグメントや実行文を避けてください。
* 文法的に正しい： 句読点、主題と動詞の合意、適切な資本化に注意してください。
全体的なスタイル：
* 礼儀正しく敬意を表する： 受信者に正式に対処し（例えば、「親愛なるmr./ms./dr。[姓]」）、敬意のある言語を使用します。
* 文字の目的に焦点を当てます： 冒頭の段落に書く理由を明確に述べてください。
* 客観性を維持： 個人的な意見や感情的な言葉を避けてください。
* 慎重に校正： 文法とスペルのエラーは、あなたのプロ意識を損なう可能性があります。
正式な言語と非公式言語の例：
|非公式の言語|正式な言語|
| --- | --- |
| 「私はあなたに書いています...」| 「私は尋ねるために書いています...」|
| 「ご質問がある場合はお知らせください。」 | 「お問い合わせがあれば、私に連絡することをheしないでください。」 |
| 「これが役立つことを願っています。」 | 「この情報が役立つと信じています。」 |
| 「お時間をいただきありがとうございます。」 | 「ご時間とご検討いただきありがとうございます。」 |
注： フォーマルな口調は重要ですが、バランスもあります。 過度に硬直したり豪華な手紙は非人格的に感じることができます。最良のアプローチは、過度に硬くも寒くもなく、プロフェッショナルで礼儀正しいことです。
正式なビジネスレターを書くためのヒント：
* 聴衆を知っている： あなたの受信者の立場とあなたとの関係に合わせて、手紙の口調と言語を調整します。
* プロフェッショナルテンプレートを使用： これにより、手紙を効果的に構築し、洗練された外観を確保するのに役立ちます。
* 慎重に校正： タイプミス、文法エラー、矛盾をダブルチェックします。
* 受信者の設定を検討してください： 一部の企業は、ビジネス通信に関する特定のガイドラインを持っている場合があります。
これらのガイドラインに従って、専門的かつ効果的なビジネスレターを書くのに役立ちます。