1。聴衆：
* 誰とコミュニケーションをとっていますか？ それは親友、同僚、クライアント、教授、またはあなたがよく知らない人ですか？
* あなたとの関係は何ですか？ 彼らはあなたが平等、優れた、または部下と考える誰かですか？
* 彼らの年齢と背景は何ですか？ これは、形式に関する彼らの期待に影響を与える可能性があります。
2。コンテキスト：
* コミュニケーションの目的は何ですか？ 個人的なニュースを共有したり、情報を要求したり、誰かを説得しようとしていますか？
* 設定とは？ それはカジュアルな社交の集まり、専門的な会議、または正式な式典ですか？
* コミュニケーションの媒体は何ですか？ それは電子メール、手紙、テキストメッセージ、電話、または対面の会話ですか？
3。トピック：
* トピックはどれほど深刻ですか？ それが繊細または重要な問題である場合、より正式なトーンが適切かもしれません。
* トピックはどれくらい個人的なものですか？ それがプライベートまたは感情的なものである場合、よりカジュアルなトーンがより適しているかもしれません。
一般的なガイドライン：
* フォーマルトーン： 標準的な文法と句読点を使用し、スラングや口語主義を避け、礼儀正しく敬意を表し、専門的な距離を維持します。
* カジュアルトーン： 収縮と口語主義を使用し、よりリラックスして会話をし、ユーモアや個人的な逸話を自由に使用してください。
これらの要因に注意し、それに応じてトーンを調整することが重要です。 カジュアルな口調が適切であると確信していない限り、ほとんどの状況で形式の側で誤りを犯す方が良いです。
例：
* フォーマル： 「親愛なるスミス氏、私はあなたのウェブサイトで宣伝されているポジションの可用性について尋ねるために書いています。」
* カジュアル： 「ねえジョン、調子はどう？私はあなたの広告を見て、そのオープンポジションについて疑問に思っていました。」
上記の要因を慎重に検討することにより、通信に適したトーンを選択し、メッセージが効果的かつ敬意を払って受信されるようにすることができます。