一．组成
部长一名，副部长男女各一名，干事男三名女二名。
（成员组合在男女比例上协调，有利于分工合作）
二．素质要求
① 对工作负责，认真肯干；
② 工作讲求效率，不拖拖拉拉；
③ 具备主人翁精神，工作积极主动，有创新意识；
④ 有沟通、协调学生与学院各方面关系的能力；
⑤ 具备一定电脑知识，较熟练掌握word，excel等的应用，打字速度较快；
⑥ 有统筹计划的能力；
⑦ 能够做好会议记录；
⑧ 有一定交际能力，能与其他部门同事打好关系，能多结识其它相关组织的人员，适时组织工作交流活动；
（以上前三点为必备的基本素质，其它素质不要求每个人都完全具备，可通过工作实践重点培养，也可通过各成员通力合作取长补短共同完成我部工作）
三．常规工作：
1． 活动请柬
●流程：设计，打印，发送。
（包括校领导、学生干部，我院领导，其它学院乃至大型活动中其它学校的邀请）。
总结：
请柬设计，平时注意收集相关的图片，选取能体现生命特色的图文，根据请柬接收对象选择q版或正式版请柬。
请柬发送，对于重要并需要短时间内派发的请柬，或者专人直接送到各学院各嘉宾办公室，或者可通过校学生会联系各学院秘书部，以确保请柬发送到位；需要根据能到场嘉宾人数进行工作安排的应在专人发送请柬时询问嘉宾。
2． 证件制作
●委员、干事工作证；
●委员通讯录；
●其它部门证件（eg：学院通讯社记者证、编辑证；院舞蹈队队徽）的制作。WWW.zonGJIEFanwEn.cOM
总结：
a． 证件。技术部分由分团委宣传部承担，我部负责联系相关工作单位将模板制作出成品。目前有较常联系的是五山街的“八景”和“园园服务部”。活动中需要的一些临时证件等的制作。可以请宣传部美工编辑和生活部的一些同事帮忙证件的设计和证件材料的准备。
b． 通讯录制作切记要将各委员通讯方式登记好并多次核实，以免出现过多差错造成不必要的损失。再者对我部的形象建设也会造成不良影响。
3． 资料整理
院二楼报告厅一橱窗为我部专用档案存放窗，我部将严格按照章程档案管理制度执行。
●不定期将资料做系统的分类整理。为各部门取档，借鉴往届工作经验等提供方便。
●每学期初收齐各部门工作计划，统筹制作全年大型活动一览表。
●每次大型活动结束后，收集相关部门活动策划书和活动总结，按类归档。
●各年级学生名册、班团干通讯录的收集、整理、归档。
● 各种调查表的整理（包括自荐表），从中提取建设性意见。
总结：
随时记录学院活动动态，学术和活动的各项奖励和成果，不断完善档案制度，以便创新学分、综合测评评比时查询。
4． 常规工作时间的制定
●拟定适宜全体委员开会的时间；
●拟定周一至周五各委员值班时间。
总结：统计各委员上课时间，统筹全局而定。
5．会议相关工作
●全体委员会议总记录。
●各个部门内部会议，我部将派一人作为会议记录员参加其中。
●做好会场布置。
总结：
a． 委员会会议记录整理后集中于会议记录专本，专人负责会议记录总整理，以便提醒各部门的工作及方便日后查询需要。
b． 一方面帮助其它部门记录整理，在需要我部协助工作时能第一时间通知我部。另一方面可加强我部对其它部门的了解，更好发挥我部沟通各部的桥梁作用。〖1〗〖2〗
c． 严格执行章程会议制度，颁布并严格执行。
d． 会前订场，如开会地点在报告厅应提前到二楼办公室登记订场。
e． 会场布置：嘉宾牌的制作，设计模板，按模板高效率批量完成；嘉宾出场与否有时并不在把握中，应预置多几份，以防万一；参与或熟悉会场格局布置，绘制格局图以方便工作人员顺利带来嘉宾和与会者到相应位置就坐。『 1 』『 2 』
总经理秘书述职报告
2004年10月初，本人通过应试考核走进了百利，走上“总经理秘书”岗位，主要负责总经办秘书性质方面的工作。应试时我就对自己说：无论应试是否成功，作为一名办公室人员，我都要努力做到“五勤”，诚心当好“四员”。“五勤”就是眼勤、耳勤、手勤、脚勤、腿勤；“四员”就是为各级领导和部门当好参谋员、信息员、宣传员和服务员。入职以来，我主要从多方面实践着自己的诺言，力争做到更高、更强、更优。在百利工作的这段时间里，我秉承自己一贯固有的踏实、认真做人的作风，以高度的责任感和事业心来为企业服务，把自己多年来学习和实践的经验用在工作中，严于律己，克尽职守；在领导支持及同事的配合下，较圆满地完成了所承担的任务，在思想觉悟和工作能力上都取得了一定进步，为今后工作和学习打下良好基础。下面就任职以来的从参谋、承办、管理、协调督办等方面的情况作以下述职：
一、概述：任职期间，较圆满地完成了应负责的本职工作任务和领导布置的临时任务。
二、履行职责情况及工作中取得的成绩：
清晰定位，清楚自己所应具备的职责和应尽的责任；正确认识所处的位置和所要谋的“政”，就地位而言：从领导决策过程看，我处在“辅助者”地位，从执行看处在“执行者”地位；对处理一些具体事物，又处在“代理者”的地位。这个角色的多重性决定了在实际工作中容易产生履职或者越位，何况所要协调工作的对象都是公司领导，自己的上级、同级和下级，在实际工作中我的作法是：为领导参谋到位但不越位：督促、催办到位，但不“拍板”；服务到位但不干预领导工作。具体从以下几方面开展工作：
1．受总经理委派、处理具体事务和问题，各项工作对总经理负责。
2．受总经理委托，协调公司领导之间、系统各职能部门之间，分公司之间的工作关系。
3．及时传达贯彻上级和公司有关会议、文件、批示精神。
4．组织安排公司各种会议，负责并督促会议决议的贯彻落实，并对各部门情况及时跟进反馈。
5．及时组织完成总经理、公司所需文件的起草，有关材料的拟制。
6．圆满地完成公司来访团体的商务接待工作。
7．处理各类来电及信访工作，解除总经理为琐事缠身的困扰，使其可集中精力执行公司经营决策。
8．为发挥好参谋助手作用，积极搜集相关信息，分类整理；经常深入调查研究，了解和全面掌握实际情况，在实际工作中注意，利用各种方式了解生产经营情况，倾听各级领导和职工的建议，征求公司相关部门的意见；为领导相关工作参好谋、献好策。
9．承办工作是秘书的主要工作之一，有来自上级领导、上级部门的，也有来自外部的，但主要是来自公司领导、系统职能部门和分公司的事宜，还有些日常事务性工作，可以说是千头万绪，如何处理和承办好每一项工作，我的作法一是先办主要工作、后办次要事项，先急后缓；二是先办上级和外来的，后办内部的；承办的每一项工作和事情，都必须做到向公司负责，向领导负责，向职工负责。
10．出色地完成本部门文件的打印、收发以及管理。
在领导支持和同事的配合下，通过自身的努力，在工作上也取得了一定成绩：
1．针对公司印刷的表格，规范了非受控表格的编号方式，并将公司所有非受控表格进行汇总、编码。
2．针对公司内部公文的收发、格式等不规范现象，出台了《公文管理规范》，并完成了对各部门《公文管理规范》的宣贯培训，为公司公文的良好运作奠定了坚实的基础。
3．为顺应董事会成立文控中心的旨意，规范公司文件、资料的统一管理，制订了《文控中心管理办法》。
4．为规范公司印章的使用及管理，制定了《印章管理办法》。
5．代表集团公司参加由广州市工商联举办的“四好”教育演讲比赛，并通过事前充足的准备工作，以不凡的表现取得三等奖成绩，为公司争得荣誉。
三、遵章守纪情况：
1、工作期间，积极学习并遵守公司的各项规章制度，无违章违纪现象，不做有损公司利益的事情。
2、团结同事，能通过沟通的方式解决工作中存在的问题；任职以来未曾出现差错。
四、个人存在的不足：
几个月来，虽然作了一些应该做的工作，这与公司的正确领导和各部门同事的大力支持是密不可分的，但细想起来，仍然存在一些问题，主要是：
1．调查研究深入还不够，有些情况没有及时地掌握，以致为领导参谋、决策还不到位。
2．在工作中偶尔会情绪化，有急于求成的现象。
五、未来工作展望及设想：
1．通过几个月时间的了解，我发现目前公司在部门归属、组织结构、人员设置等方面存在着弊端，各部门之间缺少有效监督和制衡的机制，各级员工责任感不强，甚至相互推委。应当制定明确的岗位职责，把工作责任到人，并通过领导的以身作则，可以在公司内形成一种敢于批评和自我批评的风气，真正做到出了问题有人负责，有人指正。
2．牵头对公司各系统、部门所有文件进行一次全面清理工作。
通过观察了解，各个系统的历史文件（含制度、规范）从未进行过清理工作。据此现象，我希望通过领导的支持，针对公司文书方面实行改革，由总经办牵头，要求各个部门于元月份将各自的文件清理，列出清单，过期失效的文件按程序进行销毁，而部分失效的文件则需要完善和改进，由部门负责人拟出修订计划表，提交给总经办，总经办按计划表跟进催办落实。公司文件无累赘，保持顺畅、规范，以达到高效运作的目的。
3．优化公司各系统之间运作及衔接流程。
1）结合公司实情，拟制《会议管理制度》以提高会议质量、降低会议成本，在实际操作中可主要采取四个方面的措施：
一是控制会。结合公司生产实际，认真贯彻公司《会议管理制度》中规定的会议审批程序，哪些会议能开，哪些不能开，哪些可以合并开，对会议参加的人员、内容、时间都进行严格把关，尤其是让各系统/部门负责人参加的会议，必须要经过公司主要领导同意才能开，从而控制了会议的数量，保证了会议的质量。
二是少开会。开会是推动工作的重要方法，但不是唯一方法。在工作协调中、本着向公司服务的精神和意识，凡有些工作打个电话，发个通知就可解决的问题，就坚决不安排开会，做到了既少开会或不开会又保证了工作进行有序。
三是开短会。每次安排会议前，都按领导的意图，事先确定议题，并提前通知，对于临时动议的，不予安排，缩短会议时间。
四是开实会。开会是一件非常严肃的事情，为了使会议起到预定效果和解决实际问题，一是要做到会前要准备实、准备充分，坚持杜绝漏洞；二是要做到内容实；三是形式实；最后是效果实，对于会议精神和领导提出的要求，会后注意进行检查和督办，保证会议精神落到实处。
2）随着办公现代化的不断提高，消耗品的费用随之而升，复印机、打印机的消耗品成本均不低，各部门的电脑虽然能够打印，但复印量却越来越大，费用亦大量增加，面对这个现状，应推进企业信息化，充分挖掘电脑局域网的功能，对公司内部一些知照性文件、实行无纸办公，凡有电脑的部门，不再印制文字文件，一律在局域网上发布。这样一可以开源节流，二可以逐步推进以计算机为基础的百利信息化、制度化、无纸化运作建设。
4．目前公司基层职员的专业知识稍有欠缺，且人员流动性较大，不利于公司的稳定，对整个公司的工作质量的提高也存在不良影响。故应牵头与人力资源中心定期性地对员进行一些技能性或专业性的培训。待有一定基础后，可通过实施目标管理、绩效管理等来加强及巩固各部门的工作。（有关月度关绩效考核的方法及表格已形成草案）
5．要高度重视企业文化的建设，可通过创办企业内刊，保持员工队伍旺盛的士气与活力。
一个企业要发展，一定要有一种优秀的文化，有一股精气神，才能拥有一支过硬的队伍，企业才能立于不败之地。企业的发展历史证明，调动人的积极性和主观能动性，最大限度地保持和发挥团队战斗力，始终是企业得以发展壮大的根本。当前百利面临的一个课题就是如何激发以及保持我们的队伍的激情与活力。希望我们的经营管理层要高度重视，既要发挥领头羊的作用，担当企业文化的缔造者、建设者，又要做好企业文化的维护者、传播者，将百利已积淀的优良的文化传统发扬光大。
由于本人进入公司时间并不太长，对公司的了解不够全面、深入，故以上工作设想及建议难免存在不完善之处，望领导予以指正、批评。
政府办秘书工作总结
一、加强学习教育，提高队伍整体素质
我办高度重视抓好干部队伍的政治理论学习和业务素质学习。制订了专门的学习制度，在学习过程中坚持做到专题学习和日常学习相结合，政治理论学习和业务素质学习相结合，集中学习和个人自学相结合，规定办公室每周用不少于一天的时间进行集中学习，个人坚持每天自习，撰写读书笔书、心得体会等，做到学习日常化、规范化、制度化。确保学习不流于形式，学出成效，切实提高了干部队伍的整体素质，使同志们树立起坚定的理想信念和科学的人生观、世界观、价值观，不断丰富和完善自身的政策理论水平和业务水平。一年来，我们系统地学习了党的xx大和xx届三中全会精神；学习邓小平理论；学习党的方针政策；学习xx的一系列重要讲话；学习郑培民、汪洋湖、王国雄等先进人物事迹；在广大干部队伍中兴起学习贯彻“xxxx”重要思想新高潮等，还经常召开文秘人员工作交谈会，加强学习交流，举办了一期全县政府系统公文处理和政务信息工作培训班，通过不断的学习、交流和培训，切实提高文秘人员业务知识水平。举办全县第一期行政执法人员资格培训，提高全县行政执法队伍执法水平。
二、加强规范管理，增创一流工作业绩
一年来，特别是办公室新一任领导班子上任以来，我们把加强科学管理，规范办事程序，提供优质服务，摆到一个十分重要的位置来抓：1、建立健全一套科学规范、运行合理的管理机制。一是建立班子汇报通气制度。凡办公室布置、安排、开展各项工作，班子之间都及时反馈通气，做到对各个时期各项工作心里有数、协调统筹、步调一致。二是建立日常工作日帐制度。一项工作，什么时候布置，什么时候完成，办公室都有明确的规定，并对工作完成情况及时进行分析、点评、总结。实行工作跟踪落实制，做到事事有人管，件件有落实。三是实行分级负责制。一级对一级负责，层层把关，明确职责，使每一位同志明确自己的工作职责，切实负起责任，创造良好的工作业绩。四是健全机关干部联系基层工作制度。加强同基层、乡镇农村的联系沟通，力求全面深入地了解基层情况，使所反映的情况能为领导科学决策提供可靠依据。五是配强文秘队伍。针对我办文秘岗严重缺员的现状，我们切实采取有效措施，调入2位文秘人员充实文秘队伍，缓解岗位缺员状况。六是实行秘书联系领导负责制。配齐各正副县长的联系秘书，使文秘人员的工作和学习更有针对性，能够集中足够的精力做好服务工作，切实提高服务水平。2、创造良好环境，建设一支积极进取，务实创新的干部队伍。一是改善办公设备，创造良好办公环境。一年来，特别是新一任办公室领导班子上任以来，我办在着力抓好各项中心工作的同时，着力于改善办公环境，更新正副县长办公室、正副主任办公室办公桌椅，每个股室都安装空调和电脑，正副县长、正副主任的电脑都安装了宽带网，打字室添置了一台高级数码复印机等。努力为文秘人员学习、工作创造一个宽松舒适的工作环境。二是加强办公室各成员之间的联系沟通。办公室领导班子坚持深入实际，关心干部职工工作、生活，切实为大家排忧解难，努力创造一个积极、上进、宽松、团结的工作氛围，切实做到以真情感化人、管好人、用好人。三是建立一系列合理的激励机制。实行干部职工工作实效和奖励相挂钩，按时兑现奖金，鼓励大家多做工作，做好工作，多出成果，有效调动大家工作的积极性、主动性和创造性。3、认真履行工作职责，出色完成好各项工作任务。一是抓好公文处理工作。突出抓好公文办理过程各个环节，严把公文的政策关、文字关和审批关，确保公文的行文准确，语言规范，表意明确，分文及时等，充分发挥公文在传递信息、指导工作中的重要作用。一年来，共办理政府公文109件，政府办公文160件。二是抓好综合文字材料工作。办公室班子成员积极带领文秘人员深入基层，开展调研工作，撰写综合信息材料。全年共向省上报材料50篇，撰写领导讲话稿40篇，经验材料、调查报告10篇，工作总结5篇。同时积极开展会务工作，共组织县长办公会议145次，县政府常务会议20次，县政府党组会议15次。每次会议我办不仅要认真组织会议材料，会后还要及时搞好总结反馈。三是积极开展政务信息工作，切实加强政务信息交流。全年，共编发《情况反映》44期，专刊4期，刊载信息176条，向省政府上报信息180条，被采用68条，信息工作从落后市县跃居全省第四位，信息工作全面反映了我县各个时期的工作情况，为领导科学决策提供可靠依据。四是切实加强信访工作。我办高度重视做好信访工作，由办公室主任亲自分管信访。制订了《县四套班子接访日安排表》，主持服务好县四套班子主要领导亲自接访工作，倾听群众呼声，化解群众矛盾，决实际问题，密切干群关系。全年共接待群众来访365人次，受理信访件273件次，来访92次，办结315次，办理率达96%。五是抓好外事侨务工作。严格按照有关文件规定和报批程序，承办好领导及有关部门领导的出国（境）考察工作，依法处理和解决涉及归侨、侨眷的有关问题，积极引进外国智力和有关项目。今年共协助办理报批11人出国（境）参加考察培训，受理归侨、侨眷信访件6件，接待来访24人次。认真做好侨情调查和特困归侨的帮困工作，共帮困8人。六是充分发挥政府办公室的协调职能作用，认真做好政府各部门间的协调服务工作，确保工作协调顺利开展。七是认真抓好行政复议和行政事务等办公室其他各项工作。《1》《2》
三、加强驻村工作，党建、计生齐头并进
我办在充分发挥好全县政府工作的核心作用，服务好领导，服务好基层，服务好群众等职责工作的基础上，还有效落实好县委、县政府布置的其他各项工作，在县人大政府总支中当好表率作用。今年来，在驻点＊＊镇我们协助该镇抓好计生、党建工作。先后组成多个工作队深入驻点村协助该镇抓好计生服务、社会抚养费征收工作和农村基层党建工作，深入开展争创“四个一流”活动，加强农村党组织和党员队伍管理，进一步发挥农村基层党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用。坚持领导干部驻村帮扶制，规定办公室正、副科级干部每人联系3—5户困难群众，实行攀贫亲、结对子帮扶。同时，切实为群众办实事好事，先后为驻点村大炮村委会添置办公桌椅一批，赠送村务公开栏框架一副，党建杂志200份，整治村道一条，为＊＊村委会购置办公桌椅20张，尤其在20号台风前后，我办派出工作组，组织群众抗风救灾，做好灾后生产自救，为大炮村捐赠水泥3吨，修复被毁渠道、房屋，并发动全办同志为＊＊村灾民捐献了一批衣物，帮助灾民在非常时期度过难关。
一年来，我们的工作虽然取得了一定的成绩，但也存在着一些亟待解决的问题，主要是：文秘队伍力量仍较薄弱，法治岗位严重缺员；调研工做和各项管理服务工作仍需继续加强。
二00＊年工作设想
XX年，我们将充分发扬成绩，加强工作薄弱环节，继续朝着既定的工作目标，不断加大力度，克服困难，努力实现各项工作目标，充分发挥政府办公室在全县政府工作中的指导、联络、核心作用，做到服务及时到位，确保政府各职能机构的协调运转。1、继续加强班子和干部队伍建设，建设一个“团结、务实、廉洁、高效”的领导班子和一支高素质的干部队伍。2、充实文秘、法治工作力量。 3、认真做好公文处理，不断提高办文效率和质量。4、继续抓好调研工作，为领导科学决策提供更可靠的一手信息，当好政府参谋。5、办好《情况反映》，及时收集和报送政务信息，宣传先进典型，推广科学经验，总结经验教训。6、抓好行政事务，进一步完善财务、车辆管理。7、做好出国（境）人员审查报批，侨务扶贫，引智项目申报等外事侨务工作。8、继续服务好县领导接访，及时稳妥处理好群众来信来访。9、协调好政府各组成部门的工作。10、进一步发挥好在人大政府口中的牵头作用，当好表率。
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