直接的なアプローチ
* 最適： 次のような、簡単で明確な、簡潔なメッセージを配信します。
*リクエスト（たとえば、会議を求める）
*注文（例：マネージャーが指示を与える）
*苦情（例：問題を説明する顧客）
* 構造：
1。メインポイントまたはリクエスト： 前もってあなたの目的を明確に述べてください。
2。サポートの詳細： 必要な情報、コンテキスト、または説明を提供します。
3。行動を促す（必要に応じて）： 特定のもの（例：応答、会議など）を求めます。
* 例：
> 件名：会議のリクエスト
>
>親愛なる[名前]、
>
> [時刻]で[Topic]で[トピック]について話し合うために会議をスケジュールしたいと思います。 私はあなたの都合の良いときに会うことができます。今回があなたのために機能するかどうか、またはあなたが別の時間を念頭に置いているかどうかを教えてください。
>
>ありがとう、
> [あなたの名前]
間接的なアプローチ
* 最適： 次のような潜在的に否定的または繊細なニュースを提供する
*悪いニュース（例えば、仕事の拒絶）
*批評（たとえば、プロジェクトに関するフィードバック）
*説得力のある議論（例えば、誰かを説得しようとしている）
* 構造：
1。バッファ： 肯定的または中立的なステートメントから始めて、信頼関係を構築します。
2。説明： 必要なコンテキストと背景情報を提供します。
3。悪いニュース/批評/説得力のある議論： 主なポイントを提示しますが、注意深い言葉遣いで打撃を和らげます。
4。正の閉鎖： 可能であれば、建設的または楽観的なメモで終了します。
* 例：
> 件名：アプリケーションについて
>
>親愛なる[名前]、
>
> [会社名]での[役職]ポジションに興味を持ってくれてありがとう。時間をかけて応募していただきありがとうございます。
>
>慎重に検討した後、この役割の特定の要件に資格がより密接に一致する他の候補者と前進することを決定しました。
>
>あなたのスキルと経験にぴったりのポジションに応募し続けることをお勧めします。
>
>心から、
> [あなたの名前]
キーテイクアウト
* 直接性： メインポイントを早期に直接述べます。
* 間接性： 多くの場合、バッファと説明があることが多い、徐々にメインポイントにつながります。
* 正しいアプローチを選択します： あなたの聴衆とあなたのメッセージの性質を考えて、コミュニケーションの最も効果的な方法を決定してください。
よく書かれた手紙は、アプローチに関係なく、明確で簡潔で、専門的でなければなりません。